Persondatapolitik for Den Selvejende Institution Swinging Europe
Dato for seneste ændring: 16.05.2018

Swinging Europe’s dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

________________________________________________________________________________________________________

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Swinging Europe er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Adm. direktør Marie Lilholt
Adresse: Nørregade 7D, 7400 Herning
CVR: 32978665
Telefonnr.: 51168995
Mail: jazz@swinging-europe.dk
Website: www.swinging-europe.dk

________________________________________________________________________________________________________

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Oplysninger om deltagere i vores projekter:
– Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Helbredsoplysninger i forbindelse med visse projekter

2) Oplysninger om fastansatte og projektansatte samt bestyrelsesmedlemmer:
– Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til organisationen og bankkontonummer
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

________________________________________________________________________________________________________

Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Sociale medier, der er offentligt tilgængelige

________________________________________________________________________________________________________

Organisationens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Organisationens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

________________________________________________________________________________________________________

Formålene:
1) Formål med behandling af oplysninger på deltagere i vores projekter:
• Som led i organisations aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på fastansatte og projektansatte samt bestyrelsesmedlemmer:
• Håndtering af ansattes hverv og pligter i organisationen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

________________________________________________________________________________________________________

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af aktiviteter og projekter
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i organisationen eller i forbindelse med projekter i organisationen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i organisationen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger også i en periode efter din deltagelse i projekter eller efter din ansættelses ophør
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

________________________________________________________________________________________________________

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

________________________________________________________________________________________________________

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med projekter og aktiviteter, der involverer samarbejdspartnere, kan det være nødvendigt med videregivelse af projektdeltageres personoplysninger til relevante organisationer. Disse kan befinde sig indenfor og udenfor EU. Vi videregiver ikke personoplysninger til disse uden dit samtykke.

Der sker videregivelse af personoplysninger om fastansatte og projektansatte i relevant omfang til organisationer, som Swinging Europe samarbejder med. Ligeledes sker der videregivelse af personoplysninger til ekstern lønadministrator samt revisionsfirma.

Der sker videregivelse af personoplysninger på bestyrelsesmedlemmer til Handelsbanken, hvori organisationen har sine konti.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

________________________________________________________________________________________________________

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som projektdeltager, som fastansat, projektansat eller medlem af bestyrelsen:

Projektdeltagere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra projektets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for projektets afslutning
Bestyrelsesmedlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Fastansatte og projektansatte:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel projektdeltagere, fastansatte, projektansatte samt bestyrelsesmedlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

________________________________________________________________________________________________________

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

________________________________________________________________________________________________________

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.